A saúde financeira de uma instituição de ensino superior (IES) é fundamental para o sucesso e manutenção da qualidade educacional. Encontrar tecnologias que contribuam para a redução de custos ajuda a manter os gastos dentro do orçamento e dá condições para novos investimentos.

Para alcançar a eficiência financeira, é importante detectar as principais despesas e encontrar possíveis aspectos que podem ser otimizados. A tecnologia é útil para detectar essas falhas, além de trazer outros benefícios para a instituição.

Neste artigo, entenderemos por que é importante realizar um levantamento de despesas da IES. Além disso, mostraremos como a tecnologia pode ajudar na redução de custos. Acompanhe a leitura!

Por que é essencial realizar um levantamento das despesas da IES?

Quem deseja ter eficiência financeira na IES precisa realizar um levantamento das despesas. O acompanhamento dos dados permite ao gestor identificar a realidade financeira e estabelecer o planejamento dos custos operacionais.

Além disso, conhecer os gastos permite que a tomada de decisão seja feita com base em informações. Desse modo, é possível realizar investimentos, alocação de recursos e cortes em aspectos que foram estudados.

Ao fazer o levantamento das despesas, é importante detectar quais são os custos fixos e variáveis da instituição. Com o registro dos gastos, é mais fácil identificar quais investimentos são realmente uma necessidade. Podemos ver como custo fixo:

• pagamento de funcionários;
• impostos;
• conta de água;
• luz;
• telefone.

Já os custos variáveis são os gastos que ocorrem ocasionalmente, dependendo das necessidades da instituição. Neles podem entrar a aquisição de novos recursos, contratações temporárias, investimentos em publicidade, dentre outros.

A importância da eficiência financeira

A eficiência financeira nas IES pode ser vista como a meta de atingir um resultado da maneira mais econômica possível, isto é, com menos tempo, menos recursos, etc. Uma forma de ser eficiente é manter as operações otimizadas, procurando obter o máximo de resultados com o mínimo de recursos.

Ela é fundamental para as IES, pois possibilita que os custos sejam reduzidos, sem a perda de qualidade. Esse ideal só é atingindo quando a gestão consegue otimizar os processos e detectar elementos que podem ser aperfeiçoados, gerando economia.

Como a tecnologia pode ajudar na redução de custos das IES?

A tecnologia pode ajudar na redução de custos da IES de várias maneiras, já que oferece controle sobre os processos e informações. Confira alguns pontos que ela ajuda!

Automatizando processos

A automatização dos processos contribui para diminuir os erros no que era feito de forma manual. Além disso, as atividades manuais demandam um número maior de funcionários para o tratamento das informações e também aumentam os custos com a organização e a manutenção de documentos e planilhas.

Investir na automação dos processos não só evita o desperdício de tempo e dinheiro como também garante um controle financeiro mais eficiente. Veja algumas tarefas que podem ser automatizadas:

• centralização e segurança de todas as informações referentes ao setor financeiro;
• inventário de materiais;
• pagamento dos funcionários;
• controle das mensalidades dos alunos e gestão da inadimplência.

Identificando evasões

A evasão de alunos é um problema comum em instituições de ensino, sendo também prejudicial para a gestão financeira. A tecnologia contribui para detectar padrões nas evasões, como disciplinas ou semestres que causam o maior número de abandonos, assim como cursos que estão com índice muito alto.

Dessa maneira, é possível encontrar maneiras de rever alguns métodos e, se for necessário, até mesmo as mensalidades de determinado curso. Detectando os padrões de evasão, é mais fácil estabelecer estratégias que diminuam esse abandono.

Reduzindo a inadimplência

A crise financeira no Brasil pode aumentar os casos de inadimplência. Portanto, é inteligente agir de maneira preventiva nesses casos, enviando boletos por e-mail e mensagens de aviso perto das datas de pagamento.

A tecnologia é capaz de proporcionar a programação de e-mails e mensagens de lembretes e cobranças, também fornece o espaço do aluno, onde é possível encontrar o boleto atualizado em caso de atraso. Além disso, ela pode ajudar a detectar padrões de estudantes que costumam atrasar os pagamentos, sendo mais fácil realizar negociações.

Otimizando a rotina da instituição

A otimização da rotina também é fundamental para a redução dos custos. Os recursos tecnológicos podem agilizar vários processos na IES, permitindo que eles sejam feitos de forma eficiente e rápida.

A otimização dos processos visa a melhoria da produtividade e dos resultados em cada campo das atividades de uma IES. Dessa maneira, com um processo bem definido e otimizado, são menores as chances de gargalos que façam com que a instituição gaste mais do que o necessário.

Tornando os dados seguros

Os recursos tecnológicos também contribuem para tornar os dados da instituição mais seguros, já que eles podem ficar guardados em sites e ferramentas com criptografia. Dessa maneira, é mais fácil garantir que essas informações não serão acessadas por pessoas não autorizadas.

As informações digitalizadas também economizam espaço de armazenamento, já que não é preciso separar salas para isso. Elas também contribuem para o melhor aproveitamento do tempo dos colaboradores, pois é muito mais rápido encontrar alguma informação sobre um aluno em um sistema informatizado do que procurar em arquivos e pastas.

Integrando informações

Para conseguir reduzir os custos, é necessário controlar tudo que envolve a IES. Ter essas informações em um só local, como contas, boletos, dados dos estudantes, desempenho dos professores, entre outros elementos, é fundamental. A tecnologia pode fazer essa integração de forma simples e fácil de ser controlada. O controle sobre essas informações é útil para evitar problemas que possam gerar gastos inesperados.

Neste artigo, vimos como a tecnologia pode contribuir na redução de custos da IES. As informações e otimizações que os recursos tecnológicos trazem ajudam a diminuir os gastos em várias áreas, além de trazer dados importantes para os gestores da instituição. Isso pode ser feito por meio de ferramentas de gestão da instituição, softwares de automatização de processos e sistemas de integração de dados. Essas soluções contribuem para a eficiência financeira nas IES.

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